Einwilligung zur Übermittlung von Dokumenten und Daten durch das Finanzamt per E-Mail

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20. April 2020

Einwilligung zur Übermittlung von Dokumenten und Daten durch das Finanzamt per E-Mail

Da die Finanzverwaltung zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet ist, dürfen Finanzämter Dokumente und Daten grundsätzlich nicht per E-Mail an Bürgerinnen und Bürger oder deren Bevollmächtigte übermitteln. Eine elektronische Kommunikation ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail ist dies regelmäßig nicht der Fall. Die Finanzämter können dennoch per E-Mail mit den Bürgerinnen und Bürgern in Kontakt treten, wenn alle betroffenen Personen zuvor schriftlich eingewilligt haben (§ 87a Abs. 1 Satz 3 AO).

Einwilligung zur E-Mail-Kommunikation
Die Einwilligung zum Verzicht auf die Verschlüsselung muss mit Hilfe der Vordrucke für Bürgerinnen und Bürger oder für Personengesellschaften und nicht rechtsfähige Personengemeinschaften oder für Körperschaften  ausdrücklich erklärt werden. Diese Einwilligung ist von allen Personen, über die der zu übermittelnde Datensatz personenbezogene Informationen enthält, eigenhändig zu unterschreiben, also beispielsweise bei zusammenveranlagten Ehegatten von beiden Eheleuten. Die unterschriebene Einwilligung kann per Post übersandt oder auch als eingescannte PDF-Datei per E-Mail übermittelt werden.
Bei Abgabe der Einwilligungserklärung durch Bevollmächtigte muss außerdem sichergestellt sein, dass der Bevollmächtigte aufgrund der im Finanzamt vorliegenden Vollmacht zur Abgabe der Einwilligungserklärung befugt ist. Die Vollmacht muss daher ebenfalls von allen Personen, für die die Einwilligungserklärung gelten soll, erteilt worden sein.
 
Ausnahmen von der Verwendung einfachen E-Mail-Verkehrs
Bitte beachten Sie, dass für Verwaltungsakte (z.B. Steuerbescheide, Einspruchsentscheidungen, aber auch Auskunftsersuchen), die elektronisch erlassen werden, besondere Formvorschriften gelten. Eine Übermittlung mittels einfacher E-Mail ist daher nicht zulässig. (§ 87a AO, Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zu § 87a AO mit BMF Schreiben vom 20.12.2019)
 

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