Umsatzsteuer: Eine kurze Einführung

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Gespeichert von Abteilung V am 29. Juli 2015
Ein Taschenrechner liegt auf einem Quittungsblock.

Umsatzsteuer: Eine kurze Einführung

Als Unternehmer/-in haben Sie grundsätzlich jeden Ihrer Umsätze zu versteuern. Die Umsatzsteuer stellen Sie zunächst Ihren Kunden in Rechnung und führen diese anschließend an das Finanzamt ab. Gleichzeitig können Sie die Umsatzsteuer, die Ihnen im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wird, als sogenannte Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen, so dass Sie im Ergebnis nur die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer zahlen müssen. Neben dieser klaren Regel gibt es noch eine Reihe von Ausnahmen und Besonderheiten zu beachten. Die Grundzüge des Themas Umsatzsteuer stellen wir Ihnen hier vor.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer? Zwei Begriffe - eine Bedeutung

Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. 
Als Unternehmer/-in mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen sind Sie verpflichtet, Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Diese führen Sie anschließend an das Finanzamt ab. Die Rechnungen für Ihre Kunden sind grundsätzlich spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung Ihrer Leistung zu erstellen. 

Für Kleinunternehmer/-innen gelten Besonderheiten. Einzelheiten finden Sie in dem Artikel „Besteuerung von Kleinunternehmern“.

Vorsteuer

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Ihnen von anderen Unternehmen für eine erhaltene Lieferung oder sonstige Leistung in Rechnung gestellt wird. Diese können Sie bei Ihrem Finanzamt geltend machen, wenn die weiteren Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Wann bin ich Unternehmer/-in?

Unternehmer/-in ist typischerweise jeder, der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, um Einnahmen zu erzielen. Eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit setzt voraus, dass Sie Lieferungen oder Dienstleistungen nachhaltig ausführen. Das bedeutet, dass Ihre Tätigkeit auf Güterumschlag oder auf Wiederholung ausgelegt ist und Sie hierfür ein Entgelt dafür verlangen. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Tätigkeit regelmäßig oder nur gelegentlich ausüben, oder ob Sie durch Ihre Tätigkeit einen Gewinn erzielen. 

Übrigens: Ihre unternehmerische Tätigkeit beginnt bereits mit dem ersten nach außen erkennbaren, auf eine Unternehmertätigkeit gerichteten Handeln. Vorbereitungshandlungen begründen bereits die Unternehmereigenschaft.
 

Beispiel

Anton Müller aus Lippstadt beabsichtigt, einen Handel mit Computern zu eröffnen. Noch vor der Anmeldung des Gewerbes kauft er zehn Computer für 10.000 € zuzüglich 1.900 € Umsatzsteuer ein.
Anton Müller wird bereits zum Zeitpunkt des Einkaufs der Computer als Unternehmer angesehen. Bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen (vgl. Artikel "Was Sie über Vorsteuer wissen sollten")  kann er die von ihm gezahlte Umsatzsteuer in Höhe von 1.900 € als Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Sein Finanzamt erstattet die 1.900 €.

Können Sie mehrere Unternehmen haben?

Nein, denn Ihr Unternehmen umfasst Ihre gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit als Unternehmer/-in. Ein Unternehmer/Eine Unternehmerin kann daher zwar mehrere Betriebe, aber nur ein Unternehmen führen. Haben Sie mehrere Betriebe, führen Sie Ihre gesamten Umsätze in einer Voranmeldung bzw. in einer Jahreserklärung zusammen.

Beispiel

Anton Müller aus Lippstadt eröffnet zeitgleich eine Gastwirtschaft und einen Handel mit gebrauchten Fahrzeugen.
Anton Müller ist Unternehmer. Für seine beiden Tätigkeiten muss er eine einzige Voranmeldung pro Voranmeldungszeitraum bzw. eine einzige Jahreserklärung an sein Finanzamt übermitteln.

Umsätze - Was unterliegt der Umsatzsteuer?

Grundsätzlich unterliegen Ihre gesamten Umsätze, die im Inland ausgeführt werden, der Umsatzsteuer (steuerbare Umsätze), soweit keine Steuerbefreiung vorliegt. Dazu gehören:

  • Lieferungen ( z. B. Warenverkäufe),
  • sonstige Leistungen (Erbringung vn Dienstleistungen),
  • innergemeinschaftliche Erwerbe (z. B. Warenbezüge aus EU-Staaten) sowie
  • Einfuhren aus dem Drittlandsgebiet ( z. B. Warenbezüge aus nicht EU-Staaten).

Zu den zu versteuernden Umsätzen gehören, wenn der Gegenstand mit Vorsteuerabzugsberechtigung erworben wurde, auch:

  • Entnahmen von Gegenständen für äußerunternehmerische Zwecke sowie
  • Verwendung von Gegenständen aus dem Unternehmen für außerunternehmerische Zwecke.
Welche Umsätze unterliegen nicht der Umsatzsteuer?

Nicht jeder Umsatz ist steuerpflichtig. In § 4 UStG sind alle steuerfreien Umsätze abschließend aufgeführt.

Steuerfrei sind demnach beispielsweise folgende Umsätze:

  • Vermietung und Verpachtung von Grundstücken,
  • Veräußerung von Grundstücken,
  • Umsätze aus der Tätigkeit als Versicherungsvertreter,
  • Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Hebamme,
  • Umsätze bestimmter kultureller Einrichtungen,
  • Umsätze bestimmter allgemeinbildender oder berufsbildender Einrichtungen (z. B. Schulen, selbständige Lehrer),
  • Ausfuhrlieferungen und
  • innergemeinschaftliche Lieferungen.

  Kann ich die Vorsteuer bei steuerfreien Umsätzen abziehen?

Grundsätzlich ist die Umsatzsteuer aus bezogenen Lieferungen, innergemeinschaftlichen Erwerben und sonstigen Leistungen vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, wenn Sie diese Eingangsleistungen zur Durchführung von steuerfreien Umsätzen verwenden. 

Kann ich auf eine Steuerbefreiung verzichten, um die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs zu erlangen?

Auf bestimmte Steuerbefreiungen (insbesondere bei Finanzumsätzen oder der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken) kann der Unternehmer verzichten. Voraussetzung hierfür ist unter anderem, dass die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird (vgl. § 9 UStG). Durch diesen Verzicht wird der Umsatz steuerpflichtig. Vorsteuern aus Eingangsleistungen, die mit den nunmehr steuerpflichtigen Umsätzen im Zusammenhang stehen, können nun geltend gemacht werden.
 

Informationen zu umsatzsteuerrechtlichen Pflichten für nicht in der Europäischen Union ansässige Unternehmer finden Sie auf den folgenden Merkblättern in den Sprachfassungen Deutsch, Englisch, Französisch, Mandarin (Chinesisch), Hindi und Spanisch.

Informationen über umsatzsteuerrechtliche Pflichten für nicht in der EU ansässige Unternehmen in englischer Sprache

Informationen über umsatzsteuerrechtliche Pflichten für nicht in der EU ansässige Unternehmen in französischer Sprache

Informationen über umsatzsteuerrechtliche Pflichten für nicht in der EU ansässige Unternehmen in Hindi

Informationen über umsatzsteuerrechtliche Pflichten für nicht in der EU ansässige Unternehmen in Mandarin

 

Innergemeinschaftliche Umsätze

Sind Warenlieferungen in das Ausland immer steuerfrei?

Warenbewegungen in das Ausland können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Die Steuerfreiheit ist u. a. im Einzelfall davon abhängig,

  • ob die Waren in einen EU-Mitgliedstaat oder in ein anderes Land (Drittland) gelangt,
  • ob der Kunde ein Privatmann oder ein Unternehmer ist,
  • wer die Ware ins Drittland befördert oder versendet,
  • dass die Voraussetzungen der Steuerbefreiung nachgewiesen sind.

Was muss ich beachten, wenn ich mich am innergemeinschaftlichen Handel beteiligen will?

Wollen Sie sich am innergemeinschaftlichen Handel beteiligen, benötigen Sie hierfür eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zeigt z. B. Ihrem Lieferanten an, dass Sie Unternehmer sind.

Ein Lieferant in einem anderen EU-Mitgliedstaat kann die Ware dann umsatzsteuerfrei an Sie liefern. Wenn Sie selbst an einen gewerblichen Kunden in der Europäischen Union liefern, brauchen Sie dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, um steuerfrei liefern zu können.

Hier erhalten Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Diese Nummer können Sie direkt mit der Gewerbeanmeldung bei Ihrem Finanzamt beantragen. Ihr Finanzamt leitet Ihren Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern weiter.
Sie können die USt-IdNr. aber auch unmittelbar beim Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, Ludwig Karl Balzer Allee 2, 66740 Saarlouis, Tel.: 0228 4061222, Fax: 0228 4063801 oder unter: www.bzst.de beantragen.

Verwechslungsgefahr: USt-IdNr. ist nicht identisch mit Ihrer persönlichen Steuer-IdNr.

Verwechseln Sie die USt-IdNr. nicht mit Ihrer persönlichen Steuer-IdNr. Die persönliche Steueridentifikationsnummer begleitet seit 2008 jede Bürgerin und jeden Bürger das ganze Leben. Sie ist bei Fragen rund um die Einkommensteuer/Lohnsteuer wichtig. Ihre persönliche Steuer-IdNr. gehört nicht auf Ihre Rechnung.

Was muss ich beachten, wenn ich innergemeinschaftlich sonstige Leistungen erbringen oder beziehen will?

Unternehmer, die bestimmte sonstige Leistungen an Leistungsempfänger in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringen oder von diesen beziehen (innergemeinschaftliche sonstige Leistungen), benötigen ebenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die USt-IdNr. ist erforderlich, um sonstige Leistungen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat ohne Belastung mit der dortigen Umsatzsteuer beziehen zu können.
 
1.    Der leistende Unternehmer erteilt eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer.
2.    Der Empfänger der Leistung hat diese in seinem Mitgliedstaat der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung

Jeder Unternehmer, der innergemeinschaftliche Warenlieferungen ausgeführt hat oder grenzüberschreitende Dienstleistungen in der EU, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, muss neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Zusammenfassende Meldungen (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) elektronisch übermitteln. In der ZM sind somit Warenverkäufe und bestimmte Dienstleistungen anzugeben.

Die Meldungen sind bis zum 25. Tag nach Ablauf eines Kalendervierteljahres (für innergemeinschaftliche Dienstleistungen) bzw. bis zum 25. Tag nach Ablauf des Monats (für innergemeinschaftliche Lieferungen) zu übermitteln. Für Meldezeiträume, in denen keine entsprechenden Umsätze ausgeführt wurden, sind keine ZM abzugeben.

Ist der Unternehmer von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen befreit, können die ZM unter bestimmten zusätzlichen Voraussetzungen für das Kalenderjahr abgegeben werden.

Kleinunternehmer sind von der Verpflichtung zur Abgabe der ZM befreit. Weitere Informationen zum Thema Kleinunternehmer finden Sie im Artikel "So werden Kleinunternehmer/-innen besteuert".

Weitere Informationen zur elektronischen Abgabe erhalten Sie auf den Seiten des Bundeszentralamtes für Steuern: www.bzst.de.

Steuersatz 19 Prozent oder 7 Prozent?

Grundsätzlich beträgt die Steuer für jeden steuerpflichtigen Umsatz 19 %.
Abweichend hiervon unterliegen einige Umsätze dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Alle steuerpflichtigen Umsätze, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, sind im § 12 Abs. 2 UStG abschließend aufgeführt.

Danach wird z. B. die Lieferung bestimmter Gegenstände mit 7 % besteuert. Hierzu gehören u. a: 

  • Bücher, Zeitungen,
  • Land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse (z. B. bestimmte Tiere, Holz),
  • Futtermittel,
  • Lebensmittel (z. B. Fleisch, Fisch, Eier, Ausnahme: Luxuslebenmittel wie Hummer oder Kaviar) sowie
  • bestimmte Getränke ( z. B. Milch, Leitungswasser). 

Alle Güter, deren Lieferung dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, sind in einer Tabellen (geordnet nach Zolltarifnummern) als Anhang zum Umsatzsteuergesetz aufgeführt. Hier gelangen Sie zur Tabelle.

Bestehen Zweifel, ob eine beabsichtigte Lieferung eines Gegenstands unter die Steuerermäßigung nach § 12 Abs. 2 UStG fällt, haben die Lieferer und Abnehmer die Möglichkeit, bei der zuständigen Dienststelle des Bildungs- und Wissenschaftszentrums der Bundesfinanzverwaltung eine unverbindliche Zolltarifauskunft für Umsatzsteuerzwecke (uvZTA) einzuholen. Hier finden Sie eine Übersicht der zuständigen Dienststellen. 

Auch einige Dienstleistungen sind begünstigt - diese sind ebenfalls in § 12 Abs. 2 UStG abschließend aufgeführt.
Hierzu gehören u. a.: 

  • Eintrittsberechtigung für Theater, Konzerte und Museen,
  • Einräumung und Übertragung von Urheberrechten sowie
  • die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung.
So berechnen Sie die Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird grundsätzlich nach dem Entgelt bemessen. Entgelt ist alles, was der Kunde bezahlen muss, um die Leistung zu erhalten, jedoch abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Das umsatzsteuerrechtliche Entgelt stellt somit einen Nettobetrag dar. Daher ist zur Ermittlung der Umsatzsteuer diese zu dem Nettobetrag zu addieren oder aus dem Bruttopreis herauszurechnen.

Steuersatz 19 v. H.: Bruttobetrag / 1,19 = Nettobetrag
Steuersatz 7 v. H.: Bruttobetrag / 1,07 = Nettobetrag

Beispiel

Franz Müller erstellt für seinen Kunden eine Homepage. Er verlangt hierfür einen Bruttobetrag von 2.975 €. So berechnet er die 19 %-ige Umsatzsteuer.

Brutto-Betrag

  2.975,00 €

abzgl. 19 % Umsatzsteuer

     475,00 €

Netto-Betrag

  2.500,00 €

Beispiel

Angi Berger erstellt für ein Wirtschaftsmagazin einen Artikel. Sie berechnet hierfür einen Nettobetrag von 3.500 €. So berechnet sie die 7 %-ige Umsatzsteuer.

Netto-Betrag

  3.500,00 €

zzgl. 7 % Umsatzsteuer

     245,00 €

Brutto-Betrag

  3.745,00 €

 

So erteilen Sie ordnungsgemäße Rechnungen

Rechnung ist jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Demnach kann z. B. auch ein Vertrag als Rechnung angesehen werden.

Bei Rechnungen von mehr als 250 € inkl. Umsatzsteuer beachten Sie folgende Pflichtangaben

Bei Rechnungsbeträgen von mehr als 250 € (inkl. Umsatzsteuer) gelten strenge Anforderungen an Ihre Rechnungen. Diese können Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen.

Checkliste Rechnungspflichtangaben, ab 250,- € brutto (als PDF zum Download)

Nr. Rechnungsangaben Beispiel OK?
1. vollständiger Name einschließlich Rechtsform und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt Elektro-Ostkamp GmbH & Co. KG
Am Pulverhäuschen 2
59557 Lippstadt
 
2. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers Markus Mustermann
….Str. 13
59555 Lippstadt
 
3. Wahlweise die

  • Umsatzsteuer- Identifikationsnummer oder
  • Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden ist
DE125689084
oder
5330/5710/0337
 
 
4. das Ausstellungsdatum der Rechnung 24.09.2015  
5. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird 34061295  
6. Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Kundendienstmonteur Stöppel
Montage von 9 HAGE Rauchwarnmeldern
 
7. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht, Hinweis „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ ist ausreichend. Arbeitsnachweis vom 25.8.2015  
8. eine Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobetrags) nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen 438,07 €  
9. den anzuwendenden Steuersatz 19 %  
10. Den Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt, oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Die Angabe des Bruttobetrags (Gesamtbetrag) ist keine Rechnungspflichtangabe aber allgemein üblich. 83,23 €  
11. Hinweis zum Skontoabzug, sofern er gewährt wird. Handwerkerrechnung, zahlbar ohne Abzug nach Rechnungserhalt  
12. Hinweis zur Aufbewahrungspflicht, wenn Sie Arbeiten an einem Grundstück von Privatkunden erbringen (u.a. alle Bauleistungen). Diese Angabe ist für den Vorsteuerabzug Ihres Leistungsempfängers entbehrlich und dient nur der Vollstänsigkeit der Rechnungspflichtangaben. Nach § 14 b UStG sind Sie verpflichtet, unsere Rechnung oder Ihren Zahlungsbeleg (z.B. Kontoauszug, Bareinzahlungsbeleg) zwei Jahre lang aufzubewahren.  

Stand 1. Dezember 2017

Für Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 € incl. Umsatzsteuer beachten Sie geringere Pflichtangaben

Bei Rechnungsbeträgen von bis zu 250 € (inkl. Umsatzsteuer) gelten weniger strenge Anforderungen an die Rechnungen, die Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen können. Praktische Bedeutungen haben diese Rechnungen gerade für den Einzelhandel.

Checkliste Rechnungspflichtangaben, bis 250 € inkl. Umsatzsteuer (als PDF zum Download)

Nr. Rechnungsangaben Beispiel OK?
1. vollständiger Name einschließlich Rechtsform und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt Handyshop Schmidt
Lange Str. 7
59555 Lippstadt
2. das Ausstellungsdatum der Rechnung 16.10.2015
3. Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Handytasche iPhone 6s, schwarz, Neopren
4. Angabe des Brutto-Betrags in der Rechnung. 29,90 €
5. Den im Brutto-Entgelt enthaltenen Steuersatz 19 %

Stand 1. Oktober 2015

Wann muss ich eine Rechnung erteilen?

In den folgenden Fällen sind Sie als Unternehmer/-in verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erteilen:

  1. Bei einer Werklieferung oder sonstigen Leistung an einen Endverbraucher (Nichtunternehmer) im Zusammenhang mit einem Grundstück; die Rechnung muss den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist enthalten.
  2. Bei Umsätzen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist.

Führen Sie als Unternehmer/-in eine andere als in Nr. 1 genannte Leistung an einen Endverbraucher aus, sind Sie berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung gegenüber einem Unternehmer besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 steuerfrei ist. Weitere Einzelfälle sind im § 14 a UStG geregelt. Von der Rechnungserteilungspflicht ausgenommen sind die umsatzsteuerpflichtigen Vermietungsumsätze an Endverbraucher (natürliche Personen), z. B. Hotelumsätze, Parkraumüberlassung, Campingplatzüberlassung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen Sie zehn Jahre lang - grundsätzlich im Inland - aufbewahren.

Verstöße gegen die Rechnungserteilungen – Bußgeld bis zu 5.000 € möglich 

Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung oder zur rechtzeitigen Erteilung einer Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 € geahndet werden kann. Die Erteilung einer Rechnung, die nicht alle  Pflichtangaben enthält, gilt nicht als Ordnungswidrigkeit.
Der Anspruch auf eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer ist ein zivilrechtlicher Anspruch, der vor den ordentlichen Gerichten geltend zu machen ist.

Welche Belege sind für den Vorsteuerabzug der Einfuhrumsatzsteuer und für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb erforderlich?

Unternehmerinnen und Unternehmer, die Waren aus anderen EU-Ländern erhalten, tätigen innergemeinschaftliche Erwerbe. Bei der Einfuhr der Waren entsteht Einfuhrumsatzsteuer, diese weisen Sie durch einen zollamtlichen Beleg nach. Das Vorliegen einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ist für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb nicht erforderlich. Ihren Vorsteuerabzug können Sie in derselben Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend machen, in der Sie den innergemeinschaftlichen Erwerb besteuern.
Mehr zum Thema innergemeinschaftlicher Erwerb finden Sie unter dem Punkt „Innergemeinschaftliche Umsätze“.

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