FAQ Kontingentierung

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FAQ Puzzle
28. Dezember 2018

Häufig gestellte Fragen zum Kontingentierungsverfahren

Übersicht über die am häufigsten gestellten Fragen im Zusammenhang mit dem Kontingentierungsverfahren

Teilnehmerkreis und Anmeldung

Welche Vorteile sind für mich mit dem Kontingentierungsverfahren verbunden?
Per Zufallsauswahl gesteuerte Vorabanforderungen von Steuererklärungen werden vermieden.

Wer kann sich zum Kontingentierungsverfahren anmelden?
Alle zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen Berechtigte (§ 3 Steuerberatungsgesetz), das sind 

  • Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften
  • Steuerbevollmächtigte
  • Rechtsanwälte und Rechtsanwaltsgesellschaften
  • Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
  • Vereidigte Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften

Nicht teilnehmen können Lohnsteuerhilfevereine, da sie nicht zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen berechtigt sind.

Können Lohnsteuerhilfevereine teilnehmen?
Nein, Lohnsteuerhilfevereine sind nicht zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen berechtigt und können deshalb nicht am Kontingentierungsverfahren teilnehmen.

Wann kann ich mich zum Verfahren anmelden?
Die Anmeldung zum Verfahren ist jeweils im Zeitraum vom 01. bis 15.01. mit Hilfe des auf der Homepage der OFD bekannt gegebenen Teilnahmeformulars möglich. Außerhalb dieses Zeitrahmens ist eine Anmeldung nicht möglich.

Wie kann ich mich zum Verfahren anmelden?
Die Anmeldung erfolgt ausschließlich per E-Mail unter Nutzung des durch die Finanzverwaltung elektronisch zur Verfügung gestellten Vordrucks (Datei im xls/xlsx-Format). Andere Formen der Anmeldung werden nicht berücksichtigt.

Ich habe bereits am Kontingentierungsverfahren für den abgelaufenen Veranlagungszeitraum teilgenommen. Muss ich mich erneut anmelden?
Eine erneute Anmeldung ist nicht erforderlich. Unabhängig davon, ob im Vorjahr die Quoten erreicht wurden, erfolgt eine neue Teilnahme im aktuellen Jahr.

Was ist bei einer Kanzleiübernahme zu beachten?
Die Teilnahme am Kontingentierungsverfahren ist an die Person des teilnehmenden Steuerberaters (beziehungsweise an die teilnehmende Beratungsgesellschaft) gebunden.
Wird eine am Kontingentierungsverfahren teilnehmende Steuerberaterkanzlei auf einen anderen Steuerberater übertragen, der bisher nicht am Kontingentierungsverfahren teilnimmt, so können die übernommenen Mandate nicht für den Kanzleiübernehmer in das Kontingentierungsverfahren einbezogen werden..
Es wird deshalb empfohlen, die Auswirkungen einer Kanzleiübertragung/-übernahme rechtzeitig mit der Oberfinanzdirektion zu erörtern.

Wie sind Steuerberater außerhalb von NRW zu behandeln?
Berater außerhalb von NRW können mit den in NRW geführten Steuernummern am Verfahren teilnehmen.

Wofür wird die NRW-Beraternummer benötigt?
Mit Hilfe der NRW-Beraternummern werden die Steuerfälle jeweils den am Kontingentierungsverfahren teilnehmenden Steuerberatern zugeordnet. Sie dient der Quotenermittlung für den Steuerberater.

Wie erhalte ich meine NRW-Beraternummer?
Jeder in NRW ansässige Steuerberater hat von seinem Betriebsstättenfinanzamt eine Beraternummer erhalten. Es handelt sich nicht um die Mitgliedsnummer der Steuerberaterkammer und auch nicht um die Kundennummer des Softwareanbieters (z. B. DATEV-Beraternummer). Sollte die Beraternummer nicht bekannt sein, hilft das zuständige Betriebsstättenfinanzamt weiter. Auch Berater, die außerhalb von NRW ihren Sitz haben, können bereits eine NRW-Beraternummer haben oder diese beantragen. Auskünfte hierzu erteilt jedes Finanzamt.

Was muss ich tun, wenn ich mehrere Betriebsstätten unterhalte?
Für jede Betriebsstätte, für die eine Beraternummer vergeben wurde, ist eine gesonderte Anmeldung zum Verfahren erforderlich. Für jede Betriebsstätte wird eine gesonderte Quote ermittelt.

Wie wird entschieden, ob meine Anmeldung berücksichtigt wird?
Es werden nur Anmeldungen einbezogen, die mit dem amtlichen Anmeldeformular per E-Mail eingereicht werden.

Welcher Dienstsitz der Oberfinanzdirektion ist für mich zuständig?
Wenn die NRW-Finanzamtsnummer Ihres Betriebsfinanzamts mit 53 oder 3 beginnt, fallen Sie grundsätzlich in die Zuständigkeit des Dienstsitzes Münster der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen.
Ansonsten ist der Dienstsitz Köln der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen für Sie zuständig (Finanzamtsnummer beginnt mit 51, 52, 1 oder 2).
Für Berater, die ihr Büro außerhalb von NRW haben, ist grundsätzlich der Dienstsitz der Oberfinanzdirektion zuständig, in dessen Bezirk die Mehrzahl der von dem Steuerberater betreuten Fälle steuerlich erfasst ist.

Kann ich mich jederzeit wieder vom Verfahren abmelden?
Eine Abmeldung ist jederzeit möglich; sie ist gegenüber der Oberfinanzdirektion schriftlich zu erklären.

 

Teilnahmebestätigung

Erhalte ich eine Teilnahmebestätigung?
Nach Anmeldung zum Verfahren erhalten die Teilnehmer eine Teilnahmebestätigung in elektronischer Form.
 

Mandantenliste - für neu Teilnehmende

Wer muss eine Mandantenliste einreichen?
Nur Teilnehmer, die bislang noch nicht am Kontingentierungsverfahren teilgenommen haben, müssen eine Mandantenliste einreichen. Steuerberater, die bereits für den abgelaufenen Veranlagungszeitraum am Kontingentierungsverfahren teilgenommen haben, müssen keine neue Mandantenliste einreichen. Bei diesen wird der bereits gemeldete Mandantenbestand berücksichtigt.

Wann muss ich die Mandantenliste einreichen?
Nach Anmeldung zum Verfahren erhalten die berücksichtigten Teilnehmer eine elektronische Teilnahmebestätigung. Im Nachgang zu dieser Teilnahmebestätigung werden Unterlagen zur Erstellung der Mandantenliste übersandt. Nach Erhalt dieser Unterlagen (voraussichtlich Mitte Januar des Folgejahres) müssen die Mandantenlisten bis zum Ende Januar des Folgejahres eingereicht werden.

Wo finde ich den Vordruck "Mandantenliste" sowie "Änderungsmitteilung Kontingentierungsverfahren"?
Die Vordrucke werden Ihnen mit den Unterlagen zur Erstellung der Mandantenliste (voraussichtlich Mitte Januar) durch die Oberfinanzdirektion per E-Mail übersandt.

Wie ist die Mandantenliste einzureichen?
Die Übermittlung der Mandantenliste erfolgt ausschließlich per E-Mail unter Nutzung des durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Vordrucks (Tabelle im Format xls/xlsx) an die Oberfinanzdirektion. Sofern Programme von Softwareanbietern eine Funktion zur Erstellung inhaltsgleicher Listen anbieten, kann diese genutzt werden. Das Risiko der Nutzung liegt beim Anwender.

Was bedeutet "gültige Steuernummer" in der Mandantenliste?
"Gültige Steuernummer" gibt an, ob die eingegebene Steuernummer ein gültiges Format hat; in diesem Fall wird hier die Steuernummer angezeigt, die weiter verarbeitet wird. Andernfalls wird in der Zelle sowie im Kopf der Mandantenliste in rot eine Fehlermeldung ausgewiesen.

Sind Mandanten zu melden, von denen die Steuernummer nicht bekannt ist?
Mandanten ohne Steuernummer können nicht verarbeitet werden; bei einer Eintragung in der Mandantenliste wird eine Fehlermeldung ausgewiesen. Sobald die Steuernummer bekannt ist - spätestens jedoch mit Abgabe der Steuererklärung -, sind diese Fälle an die zuständigen FÄ mit Hilfe des Vordrucks "Änderungsanzeige Kontingentierungsverfahren" zu melden.

Wie sind Fälle mit mehreren Betrieben einzutragen,
a) wenn die Betriebe in einem Finanzamtsbezirk liegen,
b) wenn die Betriebe in verschiedenen Finanzamtsbezirken liegen?

Es sind alle Steuernummern der Betriebe zu melden. Bei der Ermittlung der Quote zählt jeder Fall nur einmal, die Zählung erfolgt anhand der Einkommensteuer-, Feststellungs- bzw. Körperschaftsteuererklärung.

Erhalte ich eine Rückmeldung über die Verarbeitung der Mandantenliste?
Nach Verarbeitung der Mandantenliste erhält der Berater eine Rückmeldung über die Fälle, die nicht verarbeitet werden konnten. Hier werden dann nähere Informationen zum weiteren Ablauf beigefügt sein.

Was passiert, wenn ich keine Mandantenliste bzw. die Mandantenliste nicht fristgerecht einreiche?
Wird die Mandantenliste nicht bzw. nicht fristgerecht eingereicht, erfolgt für diesen Veranlagungszeitraum keine Teilnahme am Kontingentierungsverfahren.
 

Zu meldende Mandanten

Welche Mandanten müssen gemeldet werden?
Es müssen alle Mandanten gemeldet werden, die durch den Steuerberater betreut werden. Dies gilt z. B. auch für durch die Finanzverwaltung bereits vorweg angeforderte Fälle.

Wie sind Steuernummern außerhalb von NRW zu behandeln?
Am Kontingentierungsverfahren nehmen nur Steuernummern teil, die in NRW geführt werden.

Wie werden vorab angeforderte Fälle behandelt?
Vorabanforderungen aufgrund der Katalogtatbestände des § 148 Absatz 4 Nr. 1-3 Abgabenordnung bleiben auch im Kontingentierungsverfahren weiterhin möglich. Eine Zufallsauswahl zur Vorabanforderung wird jedoch vermieden. Vorab angeforderte Fälle werden gleichwohl bei der Berechnung der Quote sowohl im Zähler als auch Nenner der Quote berücksichtigt.

Sind auch Mandanten zu melden, bei denen abzusehen ist, dass die Erklärung nicht rechtzeitig abgegeben werden kann?
Ja. Die Mandanten sind vollständig zu melden.

Wie werden Antragsveranlagungen behandelt?
Antragsveranlagungen werden bei der Berechnung der Quote grundsätzlich nicht mitgezählt. Gleichwohl sollte eine Antragsveranlagung in der Mandantenliste gemeldet werden, damit diese dem jeweiligen Berater zugeordnet und mitgezählt werden kann, falls sich nach Durchführung der Veranlagung herausstellt, dass es sich für den Veranlagungszeitraum um eine Pflichtveranlagung handelt.

Wie sind Fälle mit Einkünften aus Land- und Fortwirtschaft zu behandeln?
Aufgrund der abweichenden Fristenregelungen werden Fälle mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft bei der Quotenermittlung nicht berücksichtigt. Gleichwohl sollten diese Fälle in der Mandantenliste gemeldet werden, damit sie dem jeweiligen Berater zugeordnet und mitgezählt werden können, falls die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft wegfallen. Zudem ist die Meldung notwendig um eine Zufallsauswahl zur Vorabanforderung zu vermeiden.

Sind gemeinnützige Vereine (Überwachung 3 Jahre) in die Mandantenliste einzutragen?
Grundsätzlich sind auch gemeinnützige Vereine in die Mandantenliste aufzunehmen; insbesondere wenn im jeweiligen Veranlagungszeitraum eine Abgabepflicht besteht.

Was ist mit Fällen, die lediglich zur Überwachung geführt werden und bei denen lediglich in regelmäßigen Abständen (z. B. drei oder vier Jahre) eine Steuererklärung abzugeben ist?
Grundsätzlich sind auch Überwachungsfälle in die Mandantenliste aufzunehmen; insbesondere wenn im jeweiligen Veranlagungszeitraum eine Abgabepflicht besteht.

Sind bei getrennten Veranlagungen beide Steuernummern einzutragen?
Ja. Bei getrennter Veranlagung sind beide Steuernummern (Ehemann und Ehefrau) einzutragen.
 

Änderung des Mandantenstamms

Wann sind Änderungen im Mandantenstamm zu melden?
Änderungen im Mandantenstamm sind fortlaufend und rechtzeitig – mindestens zehn Tage - vor dem nächsten Quotenstichtag dem zuständigen Finanzamt mit dem Vordruck "Änderungsanzeige Kontingentierungsverfahren" mitzuteilen, um eine Verarbeitung der Daten bis zu diesem Stichtag sicherstellen zu können.
Mandanten ohne Steuernummer sind zu melden, sobald die Steuernummer durch das Finanzamt bekannt gegeben oder durch den Steuerberater beantragt wird. Erfolgt dies nicht, hat die Meldung spätestens mit Abgabe der Steuererklärung zu erfolgen.

Wie sind Änderungen im Mandantenstamm zu behandeln?
Den Teilnehmern wird hierfür mit der Teilnahmebestätigung ein gesonderter Vordruck in elektronischer Form übersandt, mit dem Änderungen an die zuständigen Finanzämter gemeldet werden müssen. Dies ist sowohl für die Berechnung der Abgabequote als auch für die Berücksichtigung der zutreffenden Frist im Einzelfall erforderlich.

Was bewirkt die Anmeldung eines Mandanten?
Die Anmeldung eines Mandanten bewirkt, dass für dieses Steuerkonto künftig keine Zufallsauswahl zur Vorabanforderung durchgeführt wird. Die Bekanntgabe von Steuerbescheiden an den steuerlichen Berater kann nur erfolgen, wenn eine gesonderte Empfangsvollmacht vorgelegt wird.

Was bewirkt die Abmeldung eines Mandanten?
Mit der Abmeldung eines Mandanten gilt dieser mit sofortiger Wirkung als steuerlich unberaten. Für diesen Mandaten gilt die gesetzliche Abgabefrist zum 31.07. des Folgejahres; die Finanzämter werden im Rahmen der regulären Überwachung weitere Maßnahmen (z. B. Erinnerungen, Schätzungen) ergreifen.
Eine bestehende Empfangsvollmacht erlischt ebenfalls mit Abmeldung des Mandanten.
Daher sollte die Abmeldung erst vorgenommen werden, wenn das Mandatsverhältnis komplett abgewickelt ist.
Beispiele:
 

  • Tod eines Mandanten am 15. August 2015; der VZ 2015 soll noch abgewickelt werden; die Steuererklärung 2015 wird am 25. Juli 2016 abgegeben.
    => Es ist keine Abmeldung für den verstorbenen Mandanten notwendig. Für den überlebenden Ehegatten ist jedoch eine neue Anmeldung erforderlich, da ein neues Steuerkonto angelegt wird.
  • Beendigung des Mandatsverhältnisses im September 2013 mit Wirkung ab VZ 2014; die Steuererklärung 2013 wird im Juni 2014 eingereicht.
    => Die Abmeldung ist erst nach Abgabe der Steuererklärung, bei bestehender Empfangsvollmacht erst nach Ergehen des Steuerbescheides vorzunehmen.
Quotenberechnung

Welche Fälle werden bei der Berechnung der Quote gezählt? Wie wird die Abgabequote berechnet?
Jeder Fall wird nur einmal gezählt. Dabei sind Einkommensteuer-, Feststellungs- bzw. Körperschaftsteuererklärungen maßgeblich. Andere für den Steuerfall abzugebende Steuererklärungen (z. B. Umsatzsteuer und/oder Gewerbesteuer) sowie die E-Bilanz und die Anlage EÜR werden nicht gezählt. Die Quote wird über alle in NRW geführten Fälle wie folgt ermittelt:

Zahl der eingereichten Steuererklärungen
___________________________________________
Zahl der einzureichenden Steuererklärungen

Sofern sich Unstimmigkeiten ergeben, ist die Oberfinanzdirektion auf Anfrage gerne bereit, innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntgabe der Quotenmitteilung die Richtigkeit der Berechnung und ihrer Grundlagen zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Bitte richten Sie derartige Anfragen per E-Mail an das Kontingentierungspostfach (kontingentierung-k-5300@fv.nrw.de oder kontingentierung-m-5300@fv.nrw.de) des  für Sie zuständigen Dienstsitzes der Oberfinanzdirektion. Geben Sie dabei bitte konkret an, in welchen Bereichen die Grundlagen der Quotenberechnung nicht zutreffend sind.

Wann ist eine Steuererklärung eingegangen?

  1. Bei Steuererklärung, deren Daten elektronisch ohne Authentifizierung übermittelt werden, ist der Eingang der unterschriebenen komprimierten Erklärung maßgebend. Die Datenübermittlung ist für die Beurteilung des Eingangszeitpunktes unerheblich.
  2. Bei Steuererklärung, die im authentifizierten Verfahren eingereicht werden, ist der Zeitpunkt des Eingangs des Datensatzes entscheidend.

Fertiggestellte Steuererklärungen sind kontinuierlich - nicht erst gesammelt vor den Quotenstichtagen - einzureichen. Um Unstimmigkeiten hinsichtlich des Erklärungseingangs zu vermeiden wird empfohlen, über die gesetzliche Verpflichtung hinaus die elektronische Datenübermittlung mit Authentifizierung - und damit ohne Abgabe einer komprimierten Steuererklärung - zu nutzen.

Wie werden Steuererklärungen gewertet, die zwar erstellt, aber von den Mandanten noch nicht beim Finanzamt eingereicht wurden?
Es werden nur Steuererklärungen bei der Quotenberechnung berücksichtigt, die beim Finanzamt eingegangen sind.

Was geschieht bei Nichterreichen der Quoten?
Sofern die Quoten  des Erstfolgejahres nicht erreicht werden, liegt keine erfolgreiche Teilnahme vor. Bei nicht erfolgreicher Teilnahme prüft die OFD den Ausschluss vom Verfahren.

Kann ich die aktuell erreichte Quote für mein Büro laufend erfragen?
Nein, es erfolgen nur Auswertungen zu bestimmten Stichtagen (30. September, 31. Dezember, 28. Februar). Über die erreichten Quoten werden Sie automatisch durch die Oberfinanzdirektion informiert. Darüber hinaus werden Zwischenauswertungen durchgeführt, die Ihnen die Oberfinanzdirektion unaufgefordert übersendet. Über die Zeitpunkte werden sie rechtzeitig informiert. Bitte sehen Sie darüber hinaus von Anfragen nach der aktuellen Quote ab, da hierüber keine Informationen vorliegen.

Was geschieht, wenn ich zum 28./29. Februar des Zweitfolgejahres die geforderte Quote von 100 % nicht erreiche?
Die Steuererklärungen der Mandanten, die am 28./29. Februar des Zweitfolgejahres noch nicht vorliegen, sind ab diesem Zeitpunkt verspätet; § 152 Absatz 2 und 3 AO sieht die automatisierte Festsetzung eines Verspätungszuschlages vor.
 

Gesicherte Kommunikation

Wie erfolgt die Kommunikation im Rahmen des Kontingentierungsverfahrens?
Im Rahmen des Kontingentierungsverfahrens erfolgt die verwaltungsseitige Kommunikation mit den Teilnehmern durch elektronische Post. Die Verfahrensteilnehmer benennen der Oberfinanzdirektion deshalb eine E-Mail-Adresse, unter der sie elektronische Post entgegen nehmen. Dabei ist zu beachten, dass Spamfilter, begrenzte Serverkapazitäten oder deaktivierte E-Mail-Adressen die elektronische Kommunikation nicht behindern. Bei persönlichen E-Mail-Adressen sollte bei längerer Abwesenheit des Inhabers die Einsichtnahme durch einen Vertreter sichergestellt sein.
Es wird dringend empfohlen, jeglichen Schriftverkehr zur Beschleunigung der Erledigung in elektronischer Form über das Kontingentierungspostfach (kontingentierung-k-5300@fv.nrw.de bzw. kontingentierung-m-5300@fv.nrw.de) des für Sie zuständigen Dienstsitzes der Oberfinanzdirektion abzuwickeln.

Wie werden mir Dateien, die Angaben zu Mandanten enthalten, von der Finanzverwaltung übermittelt?
Dateien, die Steuernummern oder Namen ihrer Mandanten enthalten, werden von der Finanzverwaltung als passwortgeschützte komprimierte Dateien versandt.
Das Passwort erhalten Sie (einmalig) per Brief. Es gilt für den gesamten Zeitraum der Teilnahme am Kontingentierungsverfahren. Bitte bewahren Sie den Brief daher sorgfältig auf.
Die Dateien lassen sich mit aktueller Windows-Standardsoftware oder gängigen Packprogrammen öffnen. 
 

Technische Voraussetzungen

Welche technischen Voraussetzungen bestehen für die Teilnahme am Verfahren?
Benötigt werden ein Zugang für elektronische Post (E-Mail), Software zum Öffnen und Bearbeiten von Excel-Dateien (Format xls) und zum Öffnen von pdf-Dateien.
 

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