Verwaltungskraft (w/m/d) für die Akteiverwaltung

Erstaunlich, wie flexibel Sicherheit sein kann

Wer seine Arbeitszeit frei gestalten kann, ist klar im Vorteil.

„Ausgerechnet jetzt!“ Wem schießt dieser Gedanke nicht durch den Kopf, wenn der Kindergarten anruft, der Handwerker nur heute kann oder du einfach nur das schöne Wetter nutzen möchtest? In den meisten Jobs bist du in einem Zeitplan gefangen. Bei uns nicht. Wir setzen auf maximale Flexibilität bei der Arbeit. Wenn du das von deiner Arbeit erwartest, lies weiter. Als IT-Dienstleister im Ressort des Ministeriums der Finanzen planen, programmieren und bauen wir das digitale Finanzamt Deutschlands. Wir lieben Teamarbeit und deshalb laden wir dich ein, an Bord zu kommen. Dank deiner Leistung wird die Abgabe der Steuererklärung einfacher und digitale Behördenbesuche werden zum Erlebnis. So trägst du zur Digitalisierung der Bundesrepublik Deutschland bei und hinterlässt wertvolle Spuren. Und das ist es doch, worauf es wirklich ankommt, oder?

Unterstütze uns als

Verwaltungskraft (w/m/d) für die Akteiverwaltung

am Standort Düsseldorf und
bewirb dich bis zum 22.05.2023 unter www.bewerbung.nrw.de

Deine Aufgaben bei uns

• Du nutzt unsere Software, um die in der Aktei anfallenden Tätigkeiten zu erledigen, dazu gehören zum Beispiel:
  • Vorgänge, Dokumente und neue Akten nach Aktenplan eintragen und Vollständigkeitsprüfungen durchführen.
  • Wiedervorlagen verwalten.
  • Akten pflegen - Akten, Sachhefte und Beihefte anlegen und überprüfen, Einzelblätter ablegen.
  • Die vergebenen Aktenzeichen nach Landesaktenplan kontrollieren.
  • Akten ausgeben und wieder einordnen, den Aktenausleihnachweis führen und mit Platzakten arbeiten.
• Du bearbeitest den Posteingang, indem du den Posteingangsstempel anbringst, eingegangene Erlasse mit unserer Software registrierst, den Posteingang sortierst und an die zuständigen Empfänger weiterleitest.
• Zu Deinen Aufgaben gehört auch das Führen der hausinternen Bücherei, in der sich Bücher, Loseblattsammlungen und Fachzeitschriften befinden. Auch hierfür gibt es Software, mit denen du den Bestand pflegen, Ausleihen und Umläufe eintragen und Neubeschaffungen aufnehmen kannst.
• Auf Anfrage erteilst du Auskünfte zu Akten, Posteingängen oder Büchern.
• In den kommenden Jahren wartet eine besondere Herausforderung auf dich: Die Aktei wird auf die elektronische Akte umgestellt und du kannst bei diesem spannenden Projekt mitwirken.

Deine Qualifikationen

Du verfügst über eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder

zum Fachangestellten (w/m/d) für Bürokommunikation.

Falls du keine einschlägige Ausbildung absolviert hast, solltest du jetzt trotzdem weiterlesen. Wir vergleichen gleichwertige Fähigkeiten und einschlägige Berufserfahrung.

Weitere notwendige Voraussetzungen

• Praktische Erfahrungen in der Akteiverwaltung
• Praktische Erfahrungen in den Standard-Office-Produkten (Outlook, Excel, Word)

Neben dem fachlichen Know-how hast du sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Außerdem arbeitest du gerne gemeinsam mit deinen Kolleginnen und Kollegen an guten Lösungen und Innovationen.

Du hast eine schnelle Auffassungsgabe, arbeitest strukturiert, selbstständig und zielorientiert.
Zudem zeichnest du dich durch Verantwortungsbewusstsein, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit aus. Diese Eigenschaften sowie sorgfältiges Arbeiten sind in der Aktei wichtig, da sämtliche Posteingänge des RZF in der Aktei bearbeitet werden.

Wenn Du zudem neugierig bist und bereit, Dich auf Neuerungen wie die Umstellung auf die elektronische Akte einzulassen, erwartet Dich eine interessante Aufgabe in einem kleinen Team.

Unser umfangreiches Weiterbildungsangebot steht dir zur Verfügung, um diese Fähigkeiten zu erlernen:

• Bearbeitung von Posteingängen mit der entsprechenden Software
• Umgang mit der Software für die Aktei-/Bibliotheks-/Büchereiverwaltung
• Schulungen zur elektronischen Akte

Du siehst: Wir lassen niemanden alt aussehen.

Deine Bewerbung

Folge diesem Link und bewirb dich bis zum 22.05.2023:

http://bewerbung-nrw.de/BVPlus/?stellenID=100532056

Bitte reiche folgende Unterlagen ein:

• Lebenslauf
• Nachweise über deine Schul-, Ausbildungs- und Studienabschlüsse
• Bei ausländischen Studienabschlüssen die Anerkennungsbescheide

Unsere Vorstellungsgespräche finden ab dem 12.06.2023 statt. Da wir unaufgefordert auf dich zukommen werden, brauchst du dich wegen einer Terminanfrage nicht bei uns zu melden.

Deine Ansprechpersonen

Wenn du noch Fragen zum Bewerbungsverfahren hast, stehen dir Martha Bar, Felix Blindert und Maurice Wala von unserem Personalbereich gerne unter der Telefonnummer 0211 – 4572 1708 zur Verfügung.

Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet dir gerne das Team aus unserem Fachbereich.

Wenn du noch mehr über uns erfahren möchtest, besuche uns auf unserer Karriereseite: https://url.nrw/karriere-im-rzf
Du wirst weitere Versprechen entdecken, die deinen Job im RZF so attraktiv machen. Von A wie Arbeitszeitgestaltung bis Z wie Zusatzversorgung.